Déclaration de confidentialité

Version abrégée de la déclaration de confidentialité

Pour permettre un bon service, vos données à caractère personnel sont indispensables

Vos données à caractère personnel sont importantes pour nous. Sans vos données, telles que votre nom et votre adresse, nous ne pouvons pas conclure de contrat avec vous et nous ne pouvons pas vous aider en tant que client. C’est pourquoi nous collectons, utilisons et stockons vos données à caractère personnel. Nous traitons toujours ces informations avec soin.

Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont des données qui parlent de vous. Pensez par exemple à votre nom, votre date de naissance ou votre numéro de compte. Nous vous demandons ce type d’informations lorsque vous souscrivez une assurance. 

Déclaration de confidentialité

La manière dont nous traitons vos informations personnelles est décrite dans notre Déclaration de confidentialité. Vous pouvez y lire comment nous protégeons vos données et quels sont vos droits. Nous nous conformons bien entendu aux règles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Nous vous énumérons ci-dessous les principaux points de notre Déclaration de confidentialité.

Consultez ici l’intégralité de la Déclaration de confidentialité

Nous veillons ainsi à vos données à caractère personnel

Nous n’utilisons vos données qu’à des fins spécifiques 

La finalité principale pour laquelle nous utilisons vos données est pour l’exécution d’un contrat. Par exemple, si vous souscrivez un produit chez nous, il y a un contrat et nous avons besoin de vos données. Notre service client utilise également vos données pour bien vous aider. En outre, nous pouvons utiliser vos données pour évaluer correctement les risques, pour prévenir la fraude, et pour adapter notre communication et nos services à votre situation personnelle. Dans certains cas, nous avons aussi l’obligation légale de collecter certaines données à caractère personnel, comme par exemple votre numéro de registre national. 

Nous ne communiquons jamais vos données à des tiers sans raison

Nous ne vendons jamais vos données à caractère personnel à des tiers. Il peut nous arriver de les partager avec des tiers si l’exécution de votre contrat le requiert. Si vous avez chez nous une assurance de dommages, nous pouvons par exemple envoyer un expert avec vos données à caractère personnel pour évaluer un sinistre. Nous communiquons également vos données à des tiers si la loi nous y oblige, si vous nous en avez donné l’autorisation, ou si nous avons une raison légitime de le faire, par exemple pour lutter contre la fraude. 

Vous pouvez contrôler, adapter et transférer vos données à caractère personnel

En ce qui concerne vos données à caractère personnel, vous avez un certain nombre de droits. Ainsi, vous pouvez toujours consulter et faire adapter vos données à caractère personnel. À votre requête, nous pouvons transférer vos données à vous-même, ou dans certains cas à un autre prestataire de services, et dans certains cas, nous pouvons supprimer des données pour vous. 

Pour la liste complète de vos droits, nous vous renvoyons à la version intégrale de notre Déclaration de confidentialité.

Nous veillons à une bonne protection de vos données

Vos données à caractère personnel sont bien protégées et des collaborateurs spécialisés surveillent en permanence la sécurité de notre trafic de données. En cas de problème, nous prenons immédiatement action. Si nécessaire, nous le communiquons à l’autorité de contrôle et à vous. 

 

Version intégrale de la déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité

Nous traitons vos données à caractère personnel avec soin

Vos données à caractère personnel sont traitées par NN Insurance Belgium SA, Avenue Fonsny 38 à 1060 Bruxelles, en tant que responsable du traitement. 

NN attache beaucoup d’importance à votre vie privée, et c’est pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel avec soin. Pour ce faire, nous prenons des mesures tant visibles qu’invisibles. Dans cette déclaration de confidentialité, vous trouverez des informations sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. 

Que sont les données à caractère personnel ?

Si vous souhaitez par exemple conclure un produit chez nous ou introduire une réclamation en dommages et intérêts, nous vous demandons des données à caractère personnel telles que votre nom et votre adresse. Si vous visitez nos sites web également, nous pouvons recueillir des données à caractère personnel de votre part, comme l’adresse IP de votre ordinateur.

Les données à caractère personnel sont des données qui parlent de vous ou que nous pouvons mettre en relation avec vous. La collecte, la conservation et l’utilisation de vos données sont appelées « traitement » de vos données à caractère personnel. C’est une notion issue de la loi. NN se conforme à la législation et à la réglementation en matière de traitement de vos données à caractère personnel, et notamment aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Vous lirez ci-dessous pour quelles finalités nous traitons les données à caractère personnel et de quelles données il peut s’agir. 

Pour quoi traitons-nous des données à caractère personnel ?

Nous ne conservons et n’utilisons vos données à caractère personnel qu’à des fins soigneusement déterminées. Dans la plupart des cas, nous recevons des données à caractère personnel de votre part parce que vous achetez ou souhaitez acheter un ou plusieurs de nos produits. La loi parle alors de traitement des données nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat. Cela revient à dire que nous ne pouvons pas vous aider en tant que client si nous n’avons pas ou ne pouvons pas conserver vos données.

Vos données à caractère personnel sont également utilisées parce que nous tenons à jour une administration centrale de la clientèle, menons des activités de marketing, voulons prévenir la fraude et lutter contre celle-ci ou utilisons les données pour la gestion des risques. La loi appelle ceci « le traitement aux fins des intérêts légitimes ». Cela peut également être dans votre propre intérêt, car nous pourrons alors mieux vous aider et lutter contre la fraude. 

Par ailleurs, nous traitons vos données afin de pouvoir satisfaire à nos obligations légales. 

Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations à propos de la base sur laquelle nous traitons vos données à caractère personnel. 

Nous traitons vos données :

• Pour pouvoir évaluer la demande de votre contrat. 
• Pour pouvoir vous aider en tant que client. Donc pour la conclusion, la gestion et/ou l’exécution de nos contrats. Et/ou pour donner des conseils sur nos produits. 
• Pour fournir et recevoir des informations d’autres parties si cela est nécessaire à l’exécution de votre contrat. Pensez à cet égard à votre intermédiaire en assurances. Par exemple, nous informons votre intermédiaire en assurances en cas de retard de paiement sur le contrat. 

Les données à caractère personnel que vous nous communiquez pour la conclusion et l’exécution de vos contrats sont nécessaires pour la conclusion et l’exécution de votre contrat et pour satisfaire à nos obligations légales. Sans ces données, le contrat ne peut pas être souscrit.

NN dispose d’une administration centrale des clients. Notre service à la clientèle utilise cette administration des clients pour voir quels produits vous avez chez nous afin que nous puissions vous répondre rapidement et efficacement. Parmi les données que nous utilisons au sein de notre administration des clients figurent notamment votre nom, votre date de naissance, votre adresse, d’autres données de contact, les données relatives au produit ou aux produits que vous avez chez nous, les données de paiement, les données de marketing et les données relatives aux sinistres. 

1. Marketing activities

• Pour mieux répondre à votre situation personnelle grâce à nos services. Vous pouvez penser à cet égard à la proposition d’autres produits de NN qui vous conviennent.
• Pour des analyses de données à caractère personnel afin d’améliorer l’offre de produits et de services et de mieux répondre aux souhaits de nos clients (potentiels). Nous utilisons entre autres ces analyses pour créer des groupes (profils) rassemblant des clients avec les mêmes caractéristiques ou comportements. 
• Pour vous tenir informés via notre site web, une lettre ou un e-mail. 
• Pour vous donner une expérience plus personnalisée sur nos sites web. Voir aussi à ce sujet notre déclaration relative aux cookies. 

Certaines activités de marketing nécessitent votre autorisation. Cette autorisation vous est toujours demandée au préalable. Si vous avez donné votre autorisation préalable et que vous souhaitez l’annuler, contactez notre Data Protection Officer via dpo@nn.be pour les assurances vie et les produits de pension, et via dponl@nn.be pour les assurances de dommages.

Pour la lutte contre la fraude Pour protéger votre propre sécurité et celle des institutions financières, nous traitons des données à caractère personnel pour la gestion des risques et la prévention et la lutte contre la fraude. Nous pouvons échanger des données au sein de NN, avec d’autres institutions financières, ou avec des bureaux d’étude externes. 

Pour garantir la sécurité et l’intégrité des entreprises de NN, nous utilisons une administration centrale des événements. Nous pouvons y inclure les données à caractère personnel en rapport avec des événements qui peuvent être importants et qui nécessitent dès lors une attention particulière. Nous avons une seule administration des événements pour toutes les entreprises au sein du groupe. Les données de l’administration des événements sont disponibles pour toutes les entreprises qui font partie de Nationale-Nederlanden.

 

2. Pour mieux évaluer les risques

Nous traitons des données à caractère personnel pour l’analyse statistique, afin de pouvoir mieux évaluer les risques et de pouvoir déterminer correctement les prix de nos produits. Nous conservons des données pour pouvoir disposer des informations exactes en cas de plainte ou de litige.

3. Traitement de données de tiers

Dans certains cas, nous enregistrons les données de personnes autres que nos clients, comme des personnes lésées, des administrateurs et des bénéficiaires. Nous ne le faisons que dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat avec le client.

4. Pour satisfaire aux obligations légales 

Pour votre propre sécurité notamment, nous sommes tenus de demander vos données à caractère personnel afin de déterminer votre identité.

Pour l’exécution de certains contrats, nous sommes obligés de partager vos données avec le Service Public Fédéral Finances. Ce service peut à son tour communiquer aux autorités fiscales américaines des données relatives à des personnes potentiellement qualifiées de Specified US Person en raison d’un lien avec les États-Unis (législation FATCA), de même que les données de personnes fiscalement domiciliées dans l’un des pays assujettis aux Common Reporting Standards (CRS).

5. Consentement

Pour pouvoir traiter vos données à caractère personnel concernant votre santé, nous avons besoin de votre consentement, tout comme pour effectuer certaines activités de marketing direct.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Les données à caractère personnel que nous recevons de vous pour l’exécution du contrat. Il s’agit à cet égard de :

• Données générales telles que vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail et date de naissance.
• Données pour pouvoir vous identifier.
• Votre numéro de compte pour pouvoir recevoir des paiements de votre part ou effectuer des paiements à votre égard.
• Données financières. Nous les demandons dans certains cas comme pour la demande d’une assurance décès.
• Les données dont nous avons besoin pour un produit spécifique, par exemple un numéro d’immatriculation pour un sinistre en assurance auto.
• Dans certains cas, nous avons aussi besoin de votre numéro de registre national en raison d’une obligation légale. 

Données à caractère personnel concernant votre santé

Pour une assurance décès ou une assurance incapacité de travail par exemple, nous avons aussi besoin de renseignements concernant votre santé. Ces renseignements peuvent nous être fournis par vous-même, par votre employeur, ou – moyennant votre consentement – par un médecin. Le traitement de vos documents médicaux s’effectue sous la responsabilité du conseiller médical (un médecin). Les documents médicaux ne sont divulgués par le conseiller médical à d’autres personnes au sein de l’entreprise que si elles ont besoin de ces renseignements pour effectuer leur travail. Dans ce cas, ces autres personnes sont soumises à la même obligation de confidentialité que le conseiller médical en vertu du secret médical. 

Données complémentaires

Par données complémentaires, nous entendons des données supplémentaires que nous n’avons pas reçues de vous ou de votre conseiller, mais que nous retirons de sources (publiques). Pensez à cet égard à la consultation d’informations pour lutter contre le terrorisme et le blanchiment d’argent. Ou à la consultation d’informations de la centrale des crédits. 

Ou à des données relatives à vos préférences personnelles : des informations concernant votre comportement et vos préférences quant à l’utilisation des canaux relationnels et de communication. Nous le faisons dans certains cas pour évaluer un risque ou pour satisfaire à nos obligations légales. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur cette page sous ‘De qui recevons-nous vos données à caractère personnel ?’.

Historique de contact

Nous enregistrons quand vous êtes en contact avec nous. 

Votre visite de nos sites web et applications

Nous enregistrons des données relatives à votre visite sur nos sites web ou applications. Par exemple, quelles pages vous avez visitées, quand vous vous êtes connecté à des applications, ou quelles recherches vous avez effectuées. Nous améliorons ainsi le fonctionnement du site et vous donnons une expérience personnelle. Nous utilisons également ces données pour des activités de marketing. Nous le faisons notamment en plaçant des cookies. Vous trouverez de plus amples informations sur l’utilisation des cookies dans notre déclaration relative aux cookies. Nous traitons également votre adresse IP. Il s’agit du numéro de votre ordinateur, tablette ou mobile sur Internet qui vous rend visible auprès des autres ordinateurs, tablettes ou mobiles.

De qui recevons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous recevons la plupart des données à caractère personnel de vous-même ou de votre conseiller financier. Si vous êtes assuré chez NN via votre employeur par exemple pour une assurance pension, nous recevons vos données de votre employeur. Si l’exécution du contrat le requiert, nous pouvons aussi recevoir des données d’autres banques et assureurs. Les renseignements relatifs à votre santé, nous les recevons de vous-même ou de votre employeur (dans le cas d’une assurance incapacité de travail), ou via votre médecin (moyennant votre consentement).

Nous utilisons des données publiques et des données de bureaux d’études de marché pour valider et améliorer nos données, et pour parvenir à une meilleure compréhension de nos clients et services. Nous ne traitons des données à caractère personnel que nous recevons de tiers que si elles peuvent nous être communiquées, et nous n’utilisons pas ces données à caractère personnel à d’autres fins que celles pour lesquelles nous les recevons. 

À qui pouvons-nous communiquer vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel aux personnes, entreprises et instances mentionnées ci-dessous. Nous ne le faisons que si :

• c’est nécessaire à l’exécution du contrat ; 
• nous avons à cet égard un « intérêt légitime » et que la communication de vos données est nécessaire à cet égard. Pour l’explication de ce concept, nous vous renvoyons au paragraphe ‘Pour quoi traitons-nous des données à caractère personnel ?’ ; 
• il est légalement obligatoire de fournir vos données ; 
• vous avez donné votre accord. 

Nous ne fournissons vos données à une ou plusieurs des parties ci-dessous que si l’une des raisons susmentionnées s’applique :

• Nos collaborateurs, dans la mesure où ils ont besoin de ces données pour leurs activités.
• Les entités de NN Group S.A. et leurs représentants à l’étranger, leurs fournisseurs et prestataires de services dans la mesure où c’est nécessaire à leurs activités et pour se conformer aux obligations légales. 
• Les entreprises auxquelles nous sous-traitons des activités (« sous-traitants »). Ces entreprises travaillent alors pour notre compte.
• Votre conseiller financier, son fournisseur ou prestataire de services. 
• Votre employeur et son conseiller si vous êtes assuré via votre employeur.
• Les conseillers médicaux et experts du travail.
• Les entreprises auxquelles nous faisons appel lors du règlement d’une demande d’indemnisation en fournissant des services d’expertise ou des activités de réparation et de conseil en assurances de dommages et revenus.
• Les avocats et les conseillers techniques.
• Les services publics tels que les autorités de contrôle, la police et les instances judiciaires, ainsi qu’aux autorités si nous y sommes légalement tenus.
• D’autres banques et compagnies d’assurances, en ce compris les réassureurs et les assureurs protection juridique. 
• Les huissiers, bureaux d’encaissement et/ou notaires.
• Toute personne qui introduit un recours ou contre laquelle un recours est introduit en relation avec les contrats souscrits.
• Les registres externes tels que CAP.

Prise de décision automatisée

Pour un certain nombre de produits, comme une assurance décès, nous évaluons la demande via un processus automatisé. Dans ce processus, nous vérifions si vous répondez à nos critères d’acceptation, sans donner lieu à des conséquences juridiques. Le processus automatisé fait place à une intervention manuelle lorsqu’une acceptation automatique n’est pas possible.

Nous veillons ainsi à vos données à caractère personnel

Nous veillons à une bonne protection

Nous consacrons beaucoup de temps et d’attention à la protection de nos systèmes et des données à caractère personnel qui y sont stockées. La sécurité de notre trafic de données est constamment surveillée. En cas de problème, nous prenons action immédiatement. Nous résolvons les fuites de données et les enregistrons. C’est une obligation légale. Nous les communiquons également à l’autorité compétente et à vous, si nécessaire.

La manière dont nous traitons les données à caractère personnel est contrôlée :

• L’Autorité de protection des données vérifie si nous respectons le RGPD et toute autre réglementation relative à la protection de la vie privée. 
• La Banque Nationale de Belgique (BNB), la Banque centrale européenne (BCE) et l’Autorité des Services et Marchés Financiers (FSMA) surveillent généralement le secteur financier et donc aussi NN. 
• En interne, le Data Protection Officer (aussi appelé le Fonctionnaire Protection des Données) surveille la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Pour les produits d’assurance vie et de pension vous pouvez le joindre à l’adresse dpo@nn.be. Pour les assurances de dommages, vous pouvez le joindre à l’adresse dponl@nn.be.

Nous avons signé une déclaration de non-divulgation

Tous nos collaborateurs ont signé une déclaration de confidentialité. Nous traitons avec soin les données que vous nous confiez. Seul le personnel autorisé peut consulter et traiter vos données. 

Quels sont vos droits ?

En tant que client, vous avez un certain nombre de droits relatifs à vos données à caractère personnel. Ces droits sont expliqués ci-dessous.

Vous avez le droit de consultation

Cela signifie que vous pouvez demander quelles données à caractère personnel vous concernant nous avons enregistrées et pour quelle raison nous les utilisons.

Vous avez le droit de modification, de suppression et de limitation

Vous avez le droit de faire adapter vos données à caractère personnel si elles ne sont pas correctes. Vous avez en plus le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel si vos données à caractère personnel ont été traitées de manière illégitime, ne sont plus nécessaires pour le but pour lequel elles ont été traitées, ou parce que vous avez retiré votre consentement et que NN n’a plus aucune autre raison valable de traiter vos données. Vous avez aussi le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Ce droit signifie que vous pouvez indiquer que vos données ne peuvent temporairement pas être utilisées. Vous pouvez l’utiliser si vos données à caractère personnel ne sont pas correctes, sont traitées de manière illégitime, ne sont plus nécessaires pour le but pour lequel elles ont été collectées ou sont traitées, ou si vous vous opposez au traitement et que votre réclamation est encore en cours de traitement. 

Vous avez droit à la portabilité des données

Cela signifie que, dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de transférer les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées à vous-même et/ou à un autre prestataire de services. 

Vous avez le droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si nous utilisons vos données à caractère personnel à des fins autres que celles nécessaires à l’exécution d’un contrat ou nécessaires au respect d’une obligation légale. Nous examinons attentivement votre objection et arrêtons si nécessaire le traitement de vos données à caractère personnel.

Vous disposez à tout moment et sans motivation du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection (marketing direct) et pour le profilage qui y est associé. 

Vous avez le droit de retirer votre consentement

Cela signifie que vous pouvez révoquer le consentement que vous avez précédemment donné. Pour les données à caractère personnel concernant votre santé, cette révocation implique que le traitement des données à caractère personnel concernant votre santé aux fins susmentionnées ne peut plus être poursuivi, ce qui peut avoir des conséquences pour le contrat conclu.

Définir votre préférence pour les offres

Vous pouvez toujours adapter facilement votre choix de recevoir des offres par e-mail.

Exercer l’un de ces droits

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, envoyez un mail à l’adresse dpo@nn.be pour les produits d’assurance vie et de pension ou à l’adresse dponl@nn.be pour les assurances de dommages.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons les données aussi longtemps que la loi l’impose et aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel nous utilisons les données. Cela peut varier d’un produit à l’autre.

Nous conservons vos données aussi longtemps que vous êtes client chez nous. Nous les conservons aussi encore un certain temps après la fin de la souscription de l’un de nos produits. Dans ce cas, nous respectons le délai légal de conservation. Passé ce délai, nous ne conservons plus les données qu’à des fins statistiques et en vue du traitement des plaintes et actions en justice. 

Où traitons-nous vos données ? 

Vos données sont généralement traitées au sein de l’Union européenne (UE). Dans certains cas, les données à caractère personnel sont traitées en dehors de l’UE. Certains de nos fournisseurs et partenaires de coopération sont également établis en dehors de l’UE ou fournissent ces services en dehors de l’UE. La réglementation de ces pays n’offre pas toujours la même protection des données à caractère personnel que la réglementation européenne. Afin de garantir malgré tout la sécurité de vos données à caractère personnel, nous prenons dans ces cas des mesures en concluant nous-mêmes des conventions dans lesquelles nous passons des accords comparables sur la sécurité des données à caractère personnel, donc comme nous le faisons au sein de l’UE. C’est ce que nous appelons les contrats-modèles UE (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).

Vous avez des questions ?

Si vous avez des questions générales sur vos données à caractère personnel, contactez-nous à l’adresse dpo@nn.be pour les produits d’assurance vie et de pension ou à l’adresse dponl@nn.be pour les assurances de dommages.

La déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps en temps pour se conformer à une nouvelle législation ou à la mise à jour de notre manière de travailler. Donc visitez régulièrement cette page.

Vous avez une plainte ?

Vous avez une plainte concernant la manière dont NN gère vos données à caractère personnel ?

Dans ce cas, contactez-nous à l’adresse dpo@nn.be pour les produits d’assurance vie et de pension ou à l’adresse dponl@nn.be pour les assurances de dommages.

Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/contact).